Uutiset

Myyntipäällikön TET-päivä ”Seminaarijärjestelyissä Areenalla”

Harvoin nykyään tulee itse oltua mukana tapahtumien järjestelyissä, mutta nyt siihen muutamien tilannemuutosten vuoksi tarjoutui oiva mahdollisuus. Oli mukava päästä pitkästä aikaa tekemään tapahtumaa Seinäjoen suurimmassa tapahtumatalossa eli Seinäjoki Areenalla! Kyse oli lähemmäs 500 hengen seminaarista näyttelyineen ja olin mukana käytännön järjestelyissä. Toisin sanoen tein laidasta laitaan hommia siellä missä tarvittiin ja sehän sopi minulle paremmin kuin hyvin. Pääsin tutustumaan tapahtumaan kunnolla ja erityisesti Areenan tilat tulivat päivien aikana tutuksi. 

Maanantai-iltana aloitimme tapahtumasta vastaavan tahon edustajan kanssa ”kökkähommat” liimailemalla tapahtuman logolla varustettuja etikettejä iltatilaisuuden juomiin. Tämä oli varmasti mukava yllätys osallistujille!  Ideaa on tullut joskus aiemminkin asiakkaille vinkkailtua ja tällä kertaa pääsin tätä itsekin toteuttamaan. Siellä me Original Sokos Hotel Lakeuden kokoustilassa ahkeroimme pari tuntia ja homma oli sillä selvä. Hotellin ja ravintolan henkilökunta kiikuttivat valmiit pullot kylmäkaappiin odottamaan parin päivän päästä koittavaa iltatilaisuutta.

Tiistai kuluikin Seinäjoki Areenalla paikkoja laitellen. Areenan väki hoiti hallitason kalustuksen eli seminaaripaikan tuolituksen ja pöydityksen, me sitten itse laittelimme ilmoittautumis- ja infotiskin paikalleen sekä sijoittelimme narikat erilliseen huoneeseen osallistujia odottamaan. Oli muuten erinomainen ajatus varata kokonainen kokoustila ilmoittautumistiskin vierestä tähän vaatteiden ja tavaroiden säilyttämiseen. Siirsimme tilaan myös sohvia ja pöytiä.  Tapahtuma itsessään sijoittui kokonaisuudessaan alas hallitasanteelle, jonne oli rakennettu lava kaikkine tarvittavine tekniikoineen ja tilpehööreineen, seminaariväelle istuinpaikat, ruokailut ja kahvitukset sekä näytteilleasettajien paikat. Tästä kokonaisuudesta tuli useammalta henkilöltä kiitosta, erityisesti näytteilleasettajilta - kerrankin he pääsivät myös kuulemaan esityksiä, kun ei tarvinnut jättää omaa näyttelypistettä vartioimatta ja siirtyä toiseen tilaan. Tällä kertaa taisi tapahtumassa myös olla tilanne se, että kaikki mukaan halunneet näytteilleasettajat saivat itselleen näyttelypaikan. Areenalta ei tila eikä kalusteet lopu kovin äkkiä kesken, A-hallissa riittää messutilaa 7 900 m2 verran (tapahtumassa oli käytässä vain hieman yli kolmannes tästä). ja B-hallista löytyisi lisää tilaa 3 700m2.

Meillä oli päivien aikana myös opiskelijoita auttamassa niin ilmoittautumisten hoidossa (Sedu matkailu, Ähtäri) kuin myös järjestyksenvalvonnassa ja liikenteen ohjauksessa (Sedu turvallisuuspuoli, Kurikka). Loistavia apukäsiä on siis saatavilla, jos tapahtumissa jatkossakin apua kaivataan. Erityisesti ruuhkaisin aika eli ensimmäisen päivän ilmoittautuminen ja paikan päälle saapuminen ja autojen parkkeeraaminen on sellainen asia, jossa apukädet ovat enemmän kuin tarpeen. Eivät tainneet osallistujat joutua montaa minuuttia odottamaan ilmoittautumispisteellä, vaan kaikki sujui todella jouhevasti.

Mitä huomioita tapahtuman aikana tuli tehtyä?

• Tilalla ja tila-asettelulla on suuri merkitys. Nyt homma toimi hyvin, kun oli monta erilaista tapaa ottaa osaa tilaisuuteen (seminaarituolit rivissä, ruokailua varten asetellut pyöreät pöydät sekä rennompaa kahvittelua varten cocktail-pöydät). Areena on kuin luotu tällaisia tilaisuuksia varten, tilaa pystytään hyödyntämään monin eri tavoin.
  
  
• Apukäsiä ei koskaan voi olla liikaa. Aina löytyy jotain, missä tarvitaan apua. Milloin pitää kuulutella löydetyistä auton avaimista tai soitella taksia tai ehkä opastaa hotellille. Kannattaa hyödyntää opiskelijoita, jotka saavat avustamisesta opintopisteitä tai suorittavat jopa näytön tapahtumassa työskennellessään. Hieno mahdollisuus saada kokemusta.
  
  
• Pienet elämykset ja muistamiset, voi kuinka ihanilta ne tuntuvatkaan! Oli kyse sitten tapahtuman logolla teipatusta olut- tai limsapullosta tai opiskelijoille tapahtuman päätteeksi jaetusta ruususta. Aina tällainen piristää ja jää mieleen.

Ei muuta kuin menestykkäitä tapahtumia kaikille niitä järjestäville!

Jenniina Palmu,

myyntipäällikkö

jenniina.palmu@seinajokicongress.fi

Lue aiemmat kirjoitukset "Monipuolinen Ravikeskus",  "Yhtä juhlaa Almassa",  "Asiakkaan matkassa Kuortaneella" ,  "Tislaamon työt päivässä" ja "Myyntipäällikön normipäivä"